La raison d’être de l’Ordre des ergothérapeutes du Québec (OEQ) est d’assurer la protection du public et la qualité des services professionnels offerts par ses membres. Afin de remplir ce mandat, l’Ordre se préoccupe non seulement de surveiller l’exercice de la profession, mais également de soutenir les ergothérapeutes dans leur développement professionnel. Entre autres, l’Ordre croit que l’engagement des ergothérapeutes dans une pratique réflexive et la mise en application de plans de formation continue annuels est primordial pour offrir des services de la plus haute qualité. 

La présente Politique de développement professionnel continu combine ces deux éléments-clés de la mission de l’Ordre. Elle contient les indications relatives aux attentes de l’Ordre envers ses membres, en plus de mettre l’accent sur l’utilisation d’une approche réflexive dans le développement et l’amélioration des compétences des ergothérapeutes.

• Consulter la Politique de développement professionnel continu
• Consulter l'Addenda à la Politique, portant sur la reconnaissance de la supervision de stage à titre d’activité de formation continue formelle à partir de 2020-2021 et jusqu'à l'entrée en vigueur du Règlement de la formation continue obligatoire. 
• Consulter les Orientations du programme de formation continue

Si vous reste des questions concernant la Politique de développement professionnel continu, son application ou la gestion du portfolio électronique, vous pouvez également consulter la Foire aux questions. Vous y trouverez les réponses aux questions les plus fréquemment reçues de la part de nos membres.

Les procédures relatives à l’inscription, à l'annulation et au remboursement pour les activités de formation continue ont été élaborées dans le but de garantir une gestion efficace du programme de formation continue par l’Ordre. Voici les éléments visés par ces procédures :

• Équité et transparence
  • Fournir un cadre clair et équitable pour les annulations et les remboursements, afin que toutes les personnes participantes connaissent les conditions et les délais.
• Gestion des ressources et du temps
  • Assurer une allocation efficace des ressources humaines et matérielles.
  • Garantir la stabilité financière du programme de formation continue en comblant les places disponibles et en évitant les pertes dues aux annulations de dernière minute.
  • Compenser le temps et l'effort supplémentaires nécessaires pour traiter les annulations et les modifications.
• Qualité des apprentissages
  • Maintenir un nombre optimal de personnes participantes pour assurer une interaction et un apprentissage de qualité.
• Accessibilité
  • Assurer que les tarifs de formation demeurent concurrentiels.

Ces procédures s’appliquent exclusivement aux activités de formation continue dispensées par l’Ordre ou offertes en collaboration avec l’Ordre dont les inscriptions se complètent sur le Portail.OEQ.

Paiement

Le paiement par carte de crédit est le seul mode de paiement accepté pour les inscriptions aux formations, sauf indication contraire. De plus, certaines activités proposent des forfaits avantageux avec des réductions. Les instructions spécifiques pour cette option d'inscription sont détaillées ici.

Inscription en ligne

Toutes les inscriptions se font en ligne sur le Portail.OEQ. Une fois le paiement effectué, une facture est disponible dans « Mon espace / Mes achats / Mes factures et reçus » et une confirmation d’inscription est envoyée par courriel à l’adresse indiquée au Tableau des membres. La personne participante a la responsabilité de s’assurer de la mise à jour de ses coordonnées au Tableau des membres à la section « Modification des coordonnées et des lieux d’exercice », afin de recevoir la confirmation de l’inscription.

• Pour des détails sur la procédure d’inscription, consulter le tutoriel (PDF).

Période d'inscription

Les inscriptions doivent être effectuées avant la date limite indiquée. Après cette date, la personne participante peut contacter l’équipe de formation continue pour vérifier les disponibilités restantes. Dès réception de la confirmation d’inscription, les procédures d'inscription, d'annulation et de remboursement s’appliquent.

La période d’inscription est fixée par l’Ordre, qui peut la prolonger pour combler les dernières places disponibles.

Envoi de matériel par la poste

Pour certaines des activités synchrones, des documents ou matériels sont transmis par la poste. Des frais de 40 $ sont exigés pour tout envoi postal à une adresse incorrecte si l’envoi doit être effectué à une adresse différente. Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer si l’envoi contient des documents ou matériels achetés expressément pour l’activité de formation. Vous êtes responsable de mettre à jour vos coordonnées pour éviter de tel frais.

Liste d'attente

Les personnes intéressées à suivre une formation dont les inscriptions sont terminées ou complètes peuvent manifester leur intérêt par courriel à l’équipe de la formation continue. Elles seront avisées uniquement si une nouvelle place se libère. Nous encourageons ces personnes à surveiller les infolettres pour les séances à venir.

Les formations entièrement en ligne et autodirigées peuvent être débutées dès la confirmation de l’inscription.

Pour les colloques, une confirmation d’inscription est envoyée par courriel, suivie d’informations détaillées une dizaine de jours avant l'événement.

Politique de modification, d'annulation et de remboursement

(en vigueur à compter du 15 octobre 2024)

 

Annulation d’inscription

Il est possible d’annuler en tout temps l'inscription à une activité de formation, par courriel : formation.continue@oeq.org.

Toutefois, seul un remboursement partiel est possible, dans les cas suivants : 

AVANT la date limite d'inscription de l'activité	APRÈS la date limite d'inscription	À MOINS de 8 jours du début des cours
Remboursement à 85 %	Remboursement à 50 %	Aucun remboursement

Aucun remboursement n'est accordé :

• À moins de 8 jours du début des cours et ce, même s’il s’agit d’un cas de force majeure (maladie, blessure ou autres);
• Pour les activités asynchrones.

 

Modification d’une inscription 

Il est possible de reporter sans frais une inscription ou de la transférer à une autre personne, sous certaines conditions :

Changement de groupe	Transfert à une autre personne
Pour une même formation; Au même prix ; Date limite d’inscription non dépassée pour la formation payée ; Des places sont encore disponibles dans l’autre groupe.	Au même prix ; La personne faisant la demande effectue elle-même les démarches pour se faire rembourser auprès de la personne remplaçante ; Possibilité de mettre la facture au nom de la personne remplaçante.

 

Toute modification d’inscription qui ne correspond pas à ces conditions sera considérée comme une annulation.

Pour modifier une inscription, la personne participante fait sa demande par écrit à l’adresse courriel : formation.continue@oeq.org. Elle transmet les renseignements suivants :

• Son nom;
• Titre et date de la formation visée;
• Nom et numéro de permis de la personne remplaçante;
• Nom du membre qui doit figurer sur la facture.

L’Ordre peut refuser les modifications ne respectant pas les délais. 
Pour tout autre contexte, la personne participante doit annuler sa participation à l’activité où elle est déjà inscrite pour ensuite s’inscrire à l’activité désirée. 

 

Annulation d’une activité par l’Ordre

L’Ordre peut annuler ou reporter une activité en cas de nécessité. Les personnes inscrites seront remboursées à 100 % ou pourront accepter un transfert d’inscription.

 

Absence lors de la tenue de l’activité

Aucune relocalisation ni remboursement n'est possible en cas d'absence à une activité de formation en cours. L’enregistrement de la rencontre manquée n’est également pas possible. 

 

Problème technique pour une activité offerte en ligne en mode synchrone

• Test :
  • Au moins cinq jours ouvrables avant l’activité, la personne participante doit procéder à un test pour vérifier sa connexion Internet, l’accès à la plateforme utilisée (p. ex. : Zoom, Moodle ou autres) et les paramètres de son et vidéo. Certaines plateformes comme Zoom offrent la possibilité de participer à une réunion de test (https://zoom.us/fr/test). 
• Aucun remboursement :
  • Si l’activité est disponible en différé. 
  • Si le test n'a pas été effectué ou si le problème est lié au contexte de la personne participante (p. ex. : panne de courant).
• Remboursement à 100 % :
  • Si une incompatibilité technique est constatée lors du test, selon les modalités prévues pour chaque activité de formation.

Vous souhaitez organiser au sein de votre établissement l'une des activités de formation de l'Ordre?

Voici comment procéder :

• Vérifier si l’activité désirée est disponible sur demande au programme de formation continue.
• S’assurer de pouvoir réunir le nombre minimal de participant(e)s requis. ^[1]
• Contacter l’équipe de formation continue par courriel avec les informations suivantes :
  • Nom de l’organisation;
  • Nom et titre de la personne responsable;
  • Titre de l’activité;
  • Nombre de participant(e)s;
  • Période souhaitée.
• L’équipe de la formation continue vous transmettra des propositions de dates et un devis le cas échéant.
• Une fois les dates et frais additionnels convenus entre les deux parties, l’équipe de la formation continue vous enverra une entente de services^[2] à nous retourner signée.

Frais d’inscription 

Les paiements sont effectués par chèque ou prélèvement bancaire. Les frais d'inscription affichés par personne participante s’appliquent également pour les groupes sur demande. Les frais supplémentaires peuvent inclure les déplacements et le matériel pour les formations en présence, surtout en dehors des grands centres urbains et lorsque l’activité de formation est demandée en présence alors qu’elle serait normalement offerte en ligne.

Responsabilités de l'établissement organisateur

L'établissement organisateur assume les coûts de la formation selon l’entente signée et assume la responsabilité de fournir la salle et le matériel audiovisuel (pour les activités en présentiel) ainsi que tout autre élément mentionné dans l'entente. Il prend également en charge les communications avec les personnes participantes.

Annulation d’une activité de formation de groupe sur demande

En cas de difficulté majeure compromettant la tenue de l’activité, une analyse conjointe est effectuée. Lorsque possible, le report de l’activité est préconisé. Si une solution n’est pas trouvée, l’annulation gratuite avec un préavis de plus de 30 jours avant le début de l’activité de formation (incluant la portion en ligne asynchrone) est possible. Une annulation dans les 30 jours et moins entraîne des frais de 500 $.

L’Ordre délivre une attestation de formation uniquement aux personnes ayant participé à l’intégralité de la formation. Le nombre d’heures de formation continue associé à l’activité est indiqué sur l’attestation. L’attestation est déposée dans l’onglet « Mon Espace/Consulter mes certificats et mes attestations » du Portail.OEQ.

Pour les activités synchrones, l’attestation est disponible dans les 10 jours ouvrables suivant la fin de la formation, après réception de la confirmation de réussite de la part de la personne formatrice et du questionnaire d’évaluation de la personne participante. Pour les activités en ligne asynchrones, l’attestation est disponible dès la fin de la formation.

2021, avenue Union, bureau 920

Montréal (Québec) H3A 2S9

Tél. 514 844-5778 ou 1 800 265-5778

Fax 514 844-0478

ergo@oeq.org - http://www.oeq.org